보고서를 쓸 일이 간간히 있는데도 그 방법을 몰라 헤맬 때가 있다. 그러다 그냥 전임자가 해 놓은 보고서를 참고해 현재 상황에 맞게 조금 수정하고 제출한다. 혹 표창이라는 보상이 있는  건이면 조금 신경을 써보지만 번번이 낙방이다. 이대로 있을 순 없다는 생각이 들었다. 뭐라도 좀 배워서 보고서 작성을 해야겠다는 생각에 책을 한 권 읽기로 했다.

[완벽한 보고서 쓰는 법]은 나에게 어퍼컷을 날려주었다. 아무것도 모르고 작성한 보고서가 창피할만큼. 이 책을 읽고 나서 생각해봤다. 나의 보고서는 어떤가 전혀 로지컬하지도 않고, 기본적인 핵심 내용조차 한 눈에 들어오지 않았다. 그걸 보고서라고 냈으니, 당선이 되지 않은 것이 당연했다. 이제부터라도 제대로 된 보고서를 작성해보리라 다짐했다. 최소한 흉내라도 내기로!!

우리는 경영을 예술이라고 한다. 일 역시 예술이다. 예술은 예와 술이 결합된 단어다. 술은 기술을 말한다. 기본기라고 할 수 있는 '술'을 제대로 갖추지 못한다면 '예'는 발휘할 수 없다. 기술 없이 예만 추구했을 때 나오는 결과물이 바로 '날림'이다. '예'를 추구하기 전에 기술부터 갖춰야 하고, 깃ㄹ을 갖추기 위해서는 기본기부터 연마해야 한다.

서문에 있는 말이다. 예술을 하기 위해서는 기본기를 갖추는 것을 게을리하지 않는다. 이 말은 곧 기본기를 갖추는 것이 보고서를 통해 나아가야 할 방향과 방법 등을 명확히 하는 틀을 짠다고 할 수 있을 것이다. 그런 의미에서 보고서를 로지컬하게 작성하는 방법이 매우 중요하다는 생각이 든다.

 이 책은 보고서, 기획서를 한 장으로 로지컬하게 완성하는 방법을 알려주고 있다. 표지에도 있듯이 '보고서의 운명은 제목, 요약본, 목차에서 결정된다.'고 한다. 어느 것 하나 놓쳐서는 안되겠지만, 내용보다 위 세 가지에 힘을 주고 일목요연하게 작성하면 단번에 명쾌하게 이해되는 보고서를 작성할 수 있겠다는 생각이 든다.

저자는 서문에서도 그렇고 책의 중간중간 반복해서 강조하는 이야기가 있다. 보고서 작성자라면 명심해야 할 것! '내가 무엇을 전달할까?'를 머릿속에서 완전히 삭제하기. 그리고 다시 리셋해보라는 것이다. '상대방이 무엇을 알고 싶어 하는가?', '상대방이 무엇을 듣고 싶어 하는가?'에 초점을 맞추면 보고서 작성이 쉬워진다고 한다. 생각해보니, 나 또한 내가 전달하고 싶은 내용을 보고서에 주저리 주저리 적은 게 다였던 것 같다. 어떤 기술도 없었다. 반성하고 이제 이 책에서 알려주는 기술을 접목시켜 보고자 한다.

그리고 책에서 보고서를 쓰는 기본 뼈대가 되는 것이 바바라 민토가 말한 '피라미드 구조'다. 피라미드 구조는 단순하고도 강력한 사고의 도구로 활용할 수 있다고 한다. 결론 메세지를 먼저 말하고 논리적 구성을 통해 근거 증명을 하는 식이다. 이 구조가 마치 피라미드 모양 같다고 해서 붙여진 이름이란다.

 논리적인 메세지를 구성할 때는 두 가지 법칙을 적용하라고 말하고 있다. 가로의 법칙은 중복과 누락을 방지하기 위해서 사용하고, 세로의 법칙은 논리의 비약을 방지하기 위해 사용한다. 이 두 가지 법칙을 적용하며 피라미드 구조로 사고한다면 보고서 역시 명확하고 요구에 딱 맞게 떨어지도록 작성할 수 있겠다고 생각했다.

이 피라미드 구조를 정확하게 이해한다면 보고서 쓰기가 훨씬 수월할 것 같다. 책에서는 다양한 피라미드 구조를 활용해 어떻게 실무에 적용할 것인지를 예시 그림을 실어 놓았으니, 각자 회사 상황에 맞게 내용을 수정해보면서 적용하면 좋을 것 같다.

 로지컬하게 보고서를 쓰는 방법에 대해 제대로 알려준 책이라고 생각한다. 책의 두께가 얇지만, 그래서 더 핵심만을 담은 느낌이다. 실전에서 자꾸 들여다보며 참고하고 싶은 책이다.

https://blog.naver.com/johnpotter04/221722484454

완벽한 보고서 작성의 정석

 기업과 대학을 오가며 글쓰기에 대해 강의하는 저자가 보고서 작성법을 소개한다. 보고서 작성의 방법론부터 구체적인 예시까지 꼼꼼하게 설명한다. 역사적 사례를 들어 논리적이면서 설득력 있는 글쓰기의 필수요소가 무엇인지 가르쳐준다. 직장 생활에 보고서로 애를 먹는 사람이라면 꼭 읽어보자. 자신의 문제가 무엇인지 깨달을 수 있다. 다만, 책에서 이야기하는 방법론이 실제로 어떻게 응용되는지 보여주는 기획 보고서 예시를 책 말미에 실었으면 하는 아쉬움이 있다.

 미국과 유럽과는 다르게 글쓰기를 비중 있게 다루지 않는 한국 교육 풍토로 많은 사회인이 사회생활을 하면서 글쓰기로 애를 먹는다. 우리나라 교육은 글쓰기 능력을 온전히 개인의 몫으로 남겨두고 있다. 글쓰기 능력은 그 사람 인생의 질을 결정할 정도로 중요한 능력인데도 다른 능력보다 뒷전으로 물러난 경우가 많다. 아무리 내용이 좋아도 그 내용이 다른 사람에게 온전히 전달되지 않는다면 말짱 도루묵이다. 결국, 보고서 하나 잘못 썼다가 온종일 상사에게 물어뜯기는 일이 다반사다. 사회생활에서 글쓰기가 중요한 이유는 구두로 해결하지 않는 일이 많기 때문이다. 회사 대부분의 업무가 문서로 작성된다. 기획서, 결과보고서 등 회사 업무의 태반에 글쓰기가 요구된다. 이는 민간기업뿐만 아니라 인간사회 공통사항이다.

 짜임새 있고 논리적이면서 설득력 있는 글쓰기는 그냥 얻어지는 게 아니다. 운동처럼 끊임없는 고민과 훈련이 반복될수록 글이 깔끔해진다. 보고서가 상사에게 반려되는 일이 잦아 인사고과에서 문제가 많은 사람이라면 글쓰기 능력부터 키우는 건 어떨까.

[한줄평]

보고서는 종합예술이다.

[이런 분께 권함]

보고서를 잘 작성하고 싶은 분, 명료하게 일의 흐름을 파악하고 싶은 분, 직원에게 피드백을 잘 해주고 싶은 분, ........

[느낀 점]

조직 안에서 일을 하면서 보고할 일도, 보고 받을 일도 많다. 일이 많아도 이 과정이 매끄럽게 진행되면 크게 신경 쓸 일이 없다. 그러나 일이 적어도 이 과정이 매끄럽지 않으면 모든 게 신경 쓰인다.

대개의 경우 이런 상황은 상식적이고 일반적인 소통이 이루어지지 않을 때 발생한다. 기본적인 이해력과 전달력에 문제가 있는 것이다.

그러면 이해력에 문제가 있으면 아무리 자세하게 설명해도 이해를 못해 처음부터 다시 설명해 줘야 한다. 전달력에 문제가 있으면 간단한 내용도 복잡하고 헷갈리게 된다.

그래서 보고를 할 때는 상사의 입장에서, 보고를 받을 때는 직원의 입장에서 이해를 하기 위해서 애를 쓴다. 그럼에도 한계에 부딪힐 때면 마음이 참 어렵다.

이 책은 이런 상호 소통의 문제를 어떻게 극복해 나갈 수 있는지 기술적인 부분에서 차근차근 소개하고 있다.

저자가 보고서에서 중요하다고 강조하는 세가지 핵심은 다음과 같다. 첫째는 일의 본질, 즉 목적이다. 둘째는 그 목적을 실현했을 때의 아웃풋 이미지다. 셋째는 목적을 실현하고 아웃풋으로 가는 로직이다.

저자는 이 핵심을 자세하게 설명하기 위해 '1부 핵심요소를 파악하라'에서는 보고서를 작성하는 실무자들이 흔히 범하는 실수를 알려준다. 보고서는 내가 전달하고 싶은 것이 아니라 상대가 알고 싶은 것에 초점을 맞추어야 하는 문서다. 이를 위해 일의 목적과 실현된 이미지를 중심으로 보고서를 작성하는 것이 핵심이라고 말한다.

'2부 한장으로 요약하라'에서는 앞서 언급된 목적과 이미지를 구체적으로 실현해 나가는 과정을 알려준다. 이 과정에서 전체의 로직을 한 장으로 요약하는 방법도 소개하고 있다.

요약의 핵심은 세 가지 관계를 명확히 하는 것이다. 첫째, 주장과 근거 또는 이유와의 관계. 둘째, 주장과 방법과의 관계. 셋째, 주장과 주장과의 관계

'3부 로지컬하게 작성하라'에서는 보고서 작성을 위한 기본원칙을 알려준다. 보고서 작성의 순서와 핵심 내용은 다음과 같다. 제목(목적과 일의 범위), 요약본, 목차, 본문(원 페이지 원 메시지, 헤드 메시지와 수직적 논리).

이 책을 읽으면서 보고서를 잘 쓰기 위해 엄청난 노력과 기술이 필요하다는 것을 새삼 느끼게 되었다. 한 장으로 명확하게 이해되는 보고서는 아무나 쓸 수 있는 게 아니다.

그렇다고 쉽게 포기하기엔 이르다. 이 책을 통해 보고서의 기본을 점검하고 훈련시켜 나갈 수 있으니 말이다. 이 책과 함께 시간이 지날수록 프로페셔널해지는 보고서를 기대해 본다.

** 이 리뷰는 출판사가 제공한 책을 통해 작성되었습니다.

'말'보다 '글'이 확실하다.

누군가 말했다.

당시의 나는 고개를 갸웃했다.

말은 빠른 전달이 가능한데 왜 글이 더 낫다는 거지?

...

그렇게 몇 년이 흐른 지금은 글의 중요성을 잘 알고 있다.

중함을 안지 별로 지나지 않아 글에 관해 많이 비어있는 나를 발견했다.

기-승-전-결로 나눠 써보려 해도 어떻게 짜야 할지,

문장의 호응을 간결히 하기 위한 주의점은 무언지

모르는 게 많았다.

이를 채우고자 글 쓰는 법을 찾기 시작했다.

감사하게도 실용적이고 도움이 되는 책을 많이 만날 수 있었다.

그중 '완벽한 보고서 쓰는 법'은 손으로 꼭 붙잡고 반복해 읽었다.

보고서 작성에 제한되면 아쉽겠지만

상대에게 전달하는 내용이 주를 이루는 형식이니

내게도 도움이 되리라고 생각했고

이는 사실로 다가왔다.

주장, 제목, 로직의 중요성부터

세분화하는 법,

우리의 눈에 색상, 도표가 먼저 다가온다는 것까지.

작가님 설명을 세 번이나 다시 읽었다.

정신없는 와중에 읽기 시작해서

저자 설명을 스킵 했었는데

그의 지식에 놀라, 글의 스무스함에 감탄해

다시 돌아가 읽었고

글을 반복해 곱씹었다.

내 블로그에는 책을 읽고 난 후 의식의 흐름으로 적어내려간다.

한때 기승전결 구조를 행하려 했지만

이내 포기하고

그저 그때 내 생각을, 감정을 써 내려가곤 했다.

이렇게 좋은 책을 읽고도 이 정도의 글 밖에 쓰지 못하는 게 아쉽지만,

글 재주를 가지신 분들께서 이 책을 접해 더 나은 로직을 갖출 수 있기를 바라며 글을 마무리한다.

*출판사로부터 도서를 제공받았습니다.

보고서

사실 회사를 다니면서 보고서에 대해 치를 안떨어본 직장인은 없을것이다.

나 역시도 보고서로 참 많이 힘들었는데 이제 회사 생활을 시작하는 이에게 꼭 필요한 완벽한 보고서를 쓰는 방법이다.

나는 보고서를 쓰면서 항상 듣는말이 이것을 아무것도 모르는 이들이 보면 알수 있을까?

같은 직업을 하는 이들이라면 분명히 이해하지만 그렇지 않고 다른 사장이나 임원들이 본다면 이 직업을 가지지 않는 이들이 한다면 과연 이해할수 있을까?라는 말을 많이 들었다. 저자 역시도 누가 무엇을 알고 싶어하지는지를 잘 알게 적어야 한다고 말한다.

즉 복고서를 쓸때 나의 생각이 많이 들어가지만 그때마다 누가 보는가를 생각하고 무엇을 알고 싶은가를 생각하고 적어야 한다.

많은 이들이 자신도 모르게 자신이 알고 있는 그대로를 적는다. 물론 그것이 나쁘다는 것은 아니지만 그것을 누가 읽는지를 생각하면 그것이 옳지 않다는 것을 알 수가 있다.

그리고 내가 알고 있는 것을 녹이다보니 나도 모르게 너무나 많은 페이지로 만들때가 있다.

그럴때마다  상사는 항상. 그래서 결론이 뭐야?라고 묻는다. 나는 기승전결로 말할려고 하지만 너무나 많은 페이지를 보면

하나같이 상사들은 결론을 알고 싶어한다. 그럴때마다 원페이지로 요악하는 습관을 기르면 도움이 된다.

물론 그 많은 페이지를 한장으로 요약하는 것은 쉽지 않다. 하지만 그것을 함으로써 우리는 무엇이 중요한지 꼭 들어가야하는 이야기인지 아닌지를 알수가 있다

사실 위에서보면 한번쯤 들어본말들이 많다. 그것을 우리는 우리도 모르게 누락하고 있던 것이 아닐까?

누가 읽는지를 파악하고 정말로 중요한것을 딱 넣는 그것이야 말로 보고서가 아닐까? 물론 이제는 보고서를 줄이는 방향으로 가고 있지만 그 페이퍼 역시 중요하다는 것은 부인할수없다. 그렇기에 우리들은 회사나 모든것을 하면서 보고서를 쓰는 방법을 배워야 한다. 누가봐도 완벽한 보고서가 우리를 더 높은 곳으로 이끌어 줄것이다.

여러분들이 쓰는 보고서는 어떤가요? 

기획 부서에 있는 것이 아니기 때문에 보고서를 쓸일이 많이 없었다. 간혹 부장님이 설명을 요청하시는 경우가 있는데 그럴때마다 원 데이터를 뽑아서 드렸기 때문에 설명을 듣는 부장님도 그렇고 나도 설명을 드리기가 쉽지 않았던 경우가 있었다. 원페이퍼로 정리해서 드리면 얼마나 좋을까 라는 생각이 들었었는데 어떻게 정리를 하면 일목요연하게 표현하면서도 상대가 이해할수 있을지 고민이 되었다. 상대방이 배경지식이 없는 상태에서 이해시키는 것은 어려운 일이다. 

책에서는 내가 전달하려고 하는 것을 쓰지말고 상사가 원하는 질문과 질문에 대한 답을 보고서로 표현하라고 이야기 한다. 결론은 과제에 대한 답변이라는 것이다. 그러기 위해선 과제를 정확히 이해해야 한다. What, Why, How 를 명확히 해야 한다. 생애의 80%를 사람을 뽑고 관리하는데 보낸 이병철 회장이 던지는 질문이라고 한다. 그만큼 What, Why, How 를 명확히 하는것이 보고자의 필수 항목이라고 생각한다. 

피라미드 구조 기반에 여러가지 기법들로 설명하고 있다. 피라미드 구조에서 결론을 가장 위에 두고 밑으로 내려갈수록 많은 사항들을 요약하는 방법을 설명한다. 피라미드 구조와 요약을 이용한 해설형 패턴이다. 이를 문서화 하면 결론이 먼저 제시되고 근거와 해결책 순으로 나열된다. 

어느 조직에서건 상사들이 강조하는 3원칙이 있다고 한다. 짧게 쓰고, 알기 쉽게 쓰고, 눈에 잘 보이도록 쓰는 것이다. 상사들 입장에서는 이해하기 쉽고 한눈에 볼수 있는 것이 제일 좋은 것이다. 상사 입장을 항상 고려하고 상사 입장에서 내가 쓴 보고서가 쉬울지를 생각하면서 보고서를 써야 하겠다. 보고서를 써야 하는 회사원 입장에서는 도움이 되는 책이다. 다만 아쉬운 것은 많은 샘플이 있었으면 하는 점이다. 많은 샘플 사례를 통해 더 많은 활용에 도움을 받을수 있을것 같다.