크레마클럽

 

 

직장에서 중간관리자 역할을 하면서부터 제 역할이 좀 어정쩡해 졌습니다.

부하직원의 보고서 내용을 읽어보고 좀 부족하다 싶은 점을 고쳐서 보냈는데, 상사로부터 다른 방식으로 지적을 받아 돌아오면 그때의 기분이란... 참 거시기합니다.

그냥 직원일 때는 상사가 고쳐 주겠지라는 나름 믿는 구석도 있었지만, 이제는 부하직원 챙기는 것 뿐만아니라 더 나아가 상사의 최종 오케이까지 받을 수 있는, 완벽한 보고서를 만들어 내야 할 책임감 같은 것이 더 생겼답니다.

[고수의 보고법]을 살짝 엿보고 싶은 마음과 함께, 제 나름대로 [상사의 마음을 얻는 방법]을 찾아가보렵니다.

 

 

책을 읽기 전 '나는 왜 이 책을 읽는가?'를 생각했다. 자기계발류의 책은 오지랖이 대부분이거나 되지도 않는 충고의 바다라 생각하면서도 슬기로운 직장 생활을 꿈꾸는 탓에 25년 보고서 작성의 노하우를 탐했다. 저자가 커서가 깜빡이는 모니터를 보며 고민한 것들을 읽으면서 난 딱 반대의 입장에서 막가파로 직장 생활을 했다는 걸 알았다. 그러니 사는 게 사는 게 아닐 수밖에.

나는 그동안 보고서는 내가 하고 싶은 말을 활자로 옮기면서 가급적 어려운 단어로 있어 보이게 노력했다. 물론 일반 기업처럼 보고서 하나로 울고 웃는 치열함은 덜하지만 그래도 사회복지의 8할은 이놈의 서류 작성이다. 신규 사업이든 해 오던 사업이든 뭐라도 해볼라치면 설득은 1차적으로 기안을 기똥차게 써야 한다. 글을 쓴다기보다 보고를 글로 한달까. 여하튼 나는 그동안 보고를 받는 상사의 입장에서 뭘 써보질 않았다는 걸 비로소 깨달았다.

보고는 상대방 입장에서 섬세하게 생각하기다. p8

잘 된 보고는 일의 내용과 결과에 대한 내 생각을 상대방이 이해할 수 있도록 표현하기다. p24

이 책은 보고서 작성부터 대면 및 비대면 보고, 프레젠테이션 스킬까지 총망라해서 25년의 노하우를 전수한다. 거기다 동료, 직원과의 긍정적 관계법에 대한 팁도 보너스로 담고 있다. 또 고수는 기획, 쓰기, 편집, 말하기의 4단계로 끝낸다는 4가지 핵심 비법을 설명하는 걸로 하수인 우리를 고수로 둔갑 시킨다.

특히 내 업무 분야이기도 한 홍보와 관련해서 '언제 할지', '무엇을 할지', '어떤 방법을 쓸지'를 찾아내야 한다는 저자의 설명은 기가 막히게 실전적이다. 보고를 위한 글쓰기 코칭 이외 말하기 코칭에서 머리칼이 쭈뼛 해질 정도로 깨달은 점은 '거절의 미학'이다. 상사의 지시나 슈퍼비전에 이견이 있으면 30분은 고사하고 단 3분도 기다리지 못하고 즉문즉답처럼 바로 '아니 되옵니다!'을 외치는 나로서는 저자의 기준에서 보자면 그동안 말도 안 되는 짓을 해온 거나 마찬가지였다.

쓰는 사람이 아닌 읽는 사람을 기준으로 스토리를 담아 간단, 명료한 두괄식의 보고서를 써야 하는 것은 비단 보고서뿐만 아니다. 자소서도 그렇고 하다못해 리뷰도 그렇지 않은가. 그런 의미로 보면 이 책은 명쾌한 글쓰기 책이라고 해도 손색이 없을 정도로 기가 막히다.

보고서에 '보'자도 모르거나 알긴 아는데 이왕이면 '잘'하고 싶은 보고자라면 이 책을 딱 10페이지만 보면 심박수가 빨라지고 끝까지 보지 않으면 후회하게 될 것이라는 느낌이 빡 온다. 눈에 잘 띄는 곳에 두고 지침서로 활용해도 좋겠다. 아주 맘에 든다.

  

YES24 리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다.

이 책의 저자는 고용노동부 최장수 기획재정담당관으로 근무하면서 보고의 달인으로 소문이 났다고 한다. 무엇보다 격식을 차린 보고 문화가 뿌리내린 공무원 사회에서 보고서 쓰는 법과 보고 잘하는 방법을 알려주고 있으니 한 번쯤 참고할만하다. 우선 저자는 일의 내용과 결과에 대한 내 생각을 상대방이 이해할 수 있도록 표현하는 것이 바로 보고의 목적이라 말한다. 그러한 보고를 위해 가장 먼저 필요한 것은 내 생각을 정리하는 것인데, 그 생각을 논리의 덩어리로 묶고 의미를 찾고 조정하는 단계를 거쳐야 한다고 언급하고 있다. 홍보 활성화 방안을 만든다면 구체적인 방안과 시기, 내용, 수단이라는 스토리로 정리해야 한다는 것이다. 이렇게 정리하기 위해서는 우선 왜(Why)라는 질문부터 시작해야 한다고 말한다. 그래야 의미와 가치를 찾을 수 있기 때문이라면서 말이다. 그 다음은 덩어리식으로 생각해야 하는데, 정보의 나열이 아니라 전체의 흐름 속에서 덩어리를 구분해야 한다고 언급하고 있다. 그 덩어리 간에는 중복과 누락이 없어야 하며, 각각의 덩어리도 그 속을 분석하고 비교해서 좌표를 찾아야 한다고 말한다. 근본적인 가치와 의미부터 시작해야 사람들 내면의 영감을 일으켜 자발적인 행동을 이끌어낼 수 있기에 어떤 보고서든 왜(Why), 어떻게(How), 무엇을(What)이란 순서로 만들어야 한다는 것이다.

이 책에서는 전체 스토리를 짜는 사고의 틀로 4개의 생각 덩어리를 제시하고 있는데, 가장 먼저 Why 1 단계로 왜 이 검토가 중요한지, 왜 이 검토를 지금 해야 하는지를 설명해야 한다는 것이다. 이것은 중요성(내용적 필요성)과 시급성(시간적 필요성)을 생각해야 나올 수 있는데, 읽는 사람이 이 보고서를 왜 읽어야 하는지 이유, 의미, 가치, 메시지를 분명히 보여주는 부분이라 언급한다. 그 다음 Why 2 단계에서는 현재는 어떤지, 무슨 문제가 있는지, 왜 발생하는지를 분석해야 한다고 말한다. 현재 상태에 대한 세부 분석이 들어가야 하는데, 특히 문제의 원인 분석이 필요하다고 강조한다. 그 다음은 어떻게 해결할지를 설명하는 How 단계인데, 문제가 아니라 문제의 원인을 해결한다는 생각이 중요하다고 말한다. 특히 통제할 수 있는 원인은 어떻게 고치겠다는 해결방안을 제시하고, 외부 원인에 대해서는 어떻게 대응하겠다는 대응전략을 써야 한다면서 말이다. 마지막으로 무엇을 할지 추진계획을 작성하는 What 단계인데, 대안 실행에 직접적으로 필요한 내부적 자원(돈, 사람, 체계, 근거 등)을 동원하는 계획(예산, 인력, 조직, 규정 등)을 세워야 한다고 말한다. 또한 외부적 요인(시간, 여론, 갈등, 성과 등)을 관리하는 계획(일정, 홍보, 조정, 평가 등)도 필요하다면서 말이다. 

이러한 단계 속에서 현황에 의미를 부여하기 위해서는 비교하는 방법이 가장 좋다고 말한다. 현황을 목표나 바람직한 상황과 비교해야 문제가 있는지 없는지, 있으면 얼마나 있는지 등을 알 수 있다면서 말이다. 여기에는 시간 흐름에 따른 시계열 분석, 같은 시점이나 기간에 여러 변수에 대해 관찰한 자료를 이용한 횡단면 분석, 시계열과 횡단면을 동시 분석하는 복합 비교가 있다고 설명한다. 이어서 보고서의 오류 수정에 대한 이야기를 전개하고 있는데, 보통 보고서 내 문장의 누락, 중복, 불일치, 불명확함을 바로 잡아야 한다고 말한다. 보고서 문장 중 가장 많이 누락되는 것은 주어와 조사이며, 1.2줄짜리 문장은 꼬리를 잘라야 한다고 말한다. 0.2줄이라는 꼬리를 자르려면 우선 자신이 쓴 문장을 다시 보아야 하며, 어디가 중복된 문구인지 생각하고, 그것을 어떻게 없앨까 한 번 더 생각해야 한다면서 그 과정에서 문구, 문장, 단락이 깔끔해 진다고 말한다. 또한 하나의 문장에는 하나의 메시지면 충분하다면서, 길게 쓰면 호흡이 길어지고 호흡이 길어지면 메시지가 섞인다고 언급하고 있다. 만약 짧은 두 문장이 각각 인과관계가 명확한 경우라면 대구의 리듬을 살리기 위해 일부러 중문 형태로 쓸 수는 있다고 말한다. 그 다음으로 단축키와 상용구를 활용해 아래아한글에서 빠르게 문장을 편집하는 방법도 알려주고 있다.

핵심 문구의 강조, 문단, 줄, 자간, 장평 조정 등 모든 편집 기능은 문맥을 보여주기 위한 수단일 뿐이란 점도 언급하고 있다. 한편 구두 보고를 잘 하기 위해서는 시기에 맞는 보고 타이밍, 상황에 맞는 보고 방법, 내용에 맞는 화법이란 3요소를 강조하고 있다. 우선 보고에 들어가기 전에 몇 분이나 할 수 있는지 질문하고 알아보면서 상대방을 배려하는 보고를 해야 한다고 말한다. 또한 보고에 들어가기 전에 일단 생각을 정리하고, 정리된 생각을 포스트잇에 메모한 뒤 그것을 업무 수첩 겉장에 붙이고 반드시 보면서 보고하라는 팁을 알려주고 있다. 전반적인 흐름을 이야기할 때는 스토리식 화법을 사용하고, 무엇인가 설득하기 위해서는 두괄식으로 결론이나 주장부터 말하라고 조언한다. 즉, 내 주장을 명확히 하고 그 다음 그렇게 생각하는 근거를 말하고 마지막으로 사례를 드는 형식으로 말하라는 것이다. 특히 수치, 비중, 추이를 복합적으로 비교해서 말하는 것이 중요하다고 말한다. 직전 대비와 전년 동기 대비, 전년 동기 대비도 여러 해에 걸친 추이를 비교해서 말해야 하며, 수치의 추이와 비중의 추이도 중요하다고 말한다. 또한 보고받는 사람이 지난번에 지시한 것이 어떻게 되었는지 묻기 전에 보고하라면서, 일주일 전에 지시하신 건은 현재 어떻게 진행중이라고, 또는 몇 가지 이견이 있어서 이러이러한 방향으로 대안을 검토 중이라고 먼저 이야기하라고 조언한다.

이 책의 후반부에는 다양한 보고서들을 어떻게 써야 하는지 상세히 알려주고 있는데, 이를테면 행사준비계획서에도 스토리를 담아 끝까지 집중해서 일정, 장소, 주요 행사 내용 등 세부사항들이 메시지와 방향에 맞는지 검토하라고 말한다. 상황보고서의 경우 이러이러한 사고가 나서 이렇게 대응했다, 그 결과 현재 이런 상황이다, 앞으로 이렇게 전망되고 이러이러한 방향으로 대응하겠다는 스토리를 담아야 한다고 말한다. 상황보고서는 신속성이 중요하므로 모든 정보를 심도 있게 분석, 비교, 검토하지 못한다 하더라도 꼭 필요한 부분은 들어가야 한다고 언급한다. 한편 프레젠테이션으로 만드는 것은 자료가 아니라 화면이라면서, 생각의 흐름을 덩어리로 뭉쳐서 의미 단위로 보여주어야 한다고 말한다. 화면을 구성할 때는 세로로 네 줄 이내, 가로로 네 단어 이내로 정리해야 청중이 직관적으로 한 눈에 인지할 수 있다고 말한다. 화면 배경은 어두운 색, 글자는 밝은 색으로 해야 청중의 집중도를 높일 수 있고, 인과관계를 나타내기 위해 화살표를 사용하며, 청중이 일방적으로 듣기만 하는 것이 아니라 스스로 질문하고 생각하게 하기 위해 물음표를 활용하라고 말한다. 부록으로 공무원 입사와 승진 기준이 되는 역량 평가 부분을 설명하고 있는데, 상대방 입장에서 생각하는 글쓰기와 말하기가 역량 평가의 기초이기 때문에 함께 설명하고 있다.

YES24 리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다.

아직 신입사원이라 보고를 올릴때마다 2~3번은 수정을 보는 것 같다.

회사에서 프로그램쓰는 법은 가르쳐줘도 보고하는 법은 안 가르쳐주더라.

원활한 업무 수행을 위해 어떻게 보고해야좋을지 배우길
기대하며 이 책을 읽게 됐다.

저자는 25년간 공직에 일하며 보고의 끝판왕이라 할 수 있는 기획재정부에서 일했다.

그는 보고를 어떻게 쓰면 좋냐는 후배에게 가르쳐주다가 부서에서 강의를 하게되고 나아가 공무원 트레이닝 때 보고방법을 강의하게된 명실공히 보고의 전문가라 할 수 있다.

누구나 입사하게 되면 보고서를 써야하는 때가 온다.

일은 배워도 보고는 가르쳐주질 않으니
예전 양식 보며 혼자 우왕좌왕 그럴 때 마다 당황스럽다.

끙끙거리며 내딴엔 이만하면
잘 썼다고 생각하고 의기양양하게 낸 보고서는
이유도 모른채 리젝 당하기 일쑤였다.

아마 사회초년생, 주임 대리정도되는 사람이라면
누구라도 공감하는 상황시 아닐까 생각한다.

이 책의 저자는 그런 사람들을 위해 이 책을 썼다.

잘 쓴 보고의 베이스는 무엇보다 "상대의 입장에서 생각한 섬세한보고" 라고 한다.

수단과 내용 겹치지 않게 나누는 방법,
항목을 분류하고 한눈에 들어오게 편집하는 기술,
실제 보고서의 예시를 들어 설명하니 이해가 쏙쏙됐다.

성공한 이들의 보고는
일방적인 순서인 무엇을-어떻게-왜 가 아닌,

왜?(why)에서 출발하여 그래서 그걸 어떻게?(how)
무엇을(what)? 로 가야함을 애플의 경우를 들어 설명한 부분도 좋았다.

식상하게 이어지는 내 보고의 루틴을 이 책을 읽고 획기적으로
바꾸는 계기가됐다.

고수의 보고법을 읽는 내내
그동안 왜 깨지는 지도 모르게
씩씩거리기만 했던 내 보고서가
상사의 눈엔 얼마나 엉망진창으로 보였을지...
깨닫게 되었다.

이 책을 지금이라도 읽게 되고 만나게 되어
너무 다행이다 싶고 감사한 한편, 민망해서 보는 내내 스스로의 부족함이 부끄러웠다.

친구나 동생들이 취업하게 되면
꼭 선물해주고 싶은 책이었다.

또한 공직에서 일하는 것 외에 자기만의 소스를 개발해
블로그도 운영하고 강연하고 출판까지하는 저자의 삶의
태도를 통해서 자극도 많이받았다.

나도 아무생각 없이 출퇴근 도장만
찍고 다니지 말고 그 속에서 무언가를 개발해야겠다는
생각이 들었다.

읽으면 인생에 도움되는 대단히 좋은 실용서였다.

알찬 책을 써주셔서 감사합니다.

-이 리뷰는 예스24 리뷰어클럽을 통해 출판사에서 도서를 제공받아 작성되었습니다.-

[책을 읽은 배경]
처음으로 회사생활을 하면서 보고를 하거나 보고서 등의 서류 작업을 하는데 어려움을 겪고 있었는데, 직장 동료의 추천에 의해 ‘고수의 보고법’이라는 책을 접할 수 있었다.

[대상 독자]
대학을 막 졸업하거나 취업한 사회 초년생이 미래를 위해 보기 좋은 책이라고 생각이 되며, 특별히, 팀을 이끌고 상부에 보고를 해야 하는 중간 관리자들에게 있어서 업무를 더욱 매끄럽게 진행할 수 있도록 도움이 될 내용들이 담겨있다. 또한, 보고나 발표에 어려움을 느끼는 사람들에게 도움이 되리라 생각이 된다.

[특징]
저자가 수필식으로 읽기 쉽게 글을 구성하였고, 문답식을 통해 책을 단순히 읽는 것이 아니라 저자가 제시한 문제점에 대해 스스로 생각해볼 수 있다는 점이 일반적인 책과는 다르다. 또한, 단계별 설명을 통해 읽는 사람으로 하여금 쉽게 이해할 수 있도록 집필하였고, 그림과 표 등의 예시를 잘 활용하여 책을 읽는데 지루하지 않다.

[추천여부와 이유]
책의 제목 그대로 보고나 발표에 두려움을 느끼고 있는 사회 초년생 뿐만 아니라, 일을 효율적으로 하고 싶은 모든 사람들에게 추천한다. 어찌보면 당연하게 생각할 수 있지만, 쉽게 간과할 수 있는 회사 생활의 가장 기본적인 부분에 대해 상기를 시킨다. 또한, 문제점을 단순히 지적하는 것이 아니라 독자로 하여금 생각할 수 있는 여지를 주고 글쓴이의 생각을 공유하여 책을 한 번 읽더라도 깊이 있게 생각할 수 있는 기회를 제공한다.

[인상 깊은 문구]
"보고서는 그 자체로 하나의 이야기이다. 그러므로 목적, 독자, 정보, 구성 등을 고려하여 보고서를 '엮는' 것이 중요하다."
"보고서를 작성할 때는 '내가 무엇을 전달하고자 하는가?'에 대한 명확한 이해가 선행되어야 한다. 이는 보고서의 효과를 결정짓는 핵심적인 요소이다."
"효과적인 보고서는 정보를 전달하는 것뿐만 아니라, 독자의 이해와 수용을 도모하는 것이다. 따라서 독자의 관점에서 보고서를 작성하는 것이 필수적이다."
"보고서는 정확한 정보를 제공하는 것만으로 충분하지 않다. 정보를 구조화하고 명확하게 전달하여 독자가 손쉽게 이해할 수 있도록 하는 것이 필요하다."
"보고서 작성은 곧 커뮤니케이션의 한 형태이다. 따라서 보고서 작성자는 자신의 의도와 내용을 명확하게 전달하고자 하는 노력을 기울여야 한다."

[저자가 말하고 싶은 내용]
저자는 "고수의 보고법"을 통해 효과적인 보고서 작성의 중요성과 그 원리를 강조하며, 독자들이 보고서를 작성할 때 목적에 부합하고 명확하며 설득력 있는 내용을 전달하는 방법을 제시하고자 한다. 또한, 보고서 작성에 있어서의 주요한 요소들과 함께 보고서를 쓰는 과정에서의 실질적인 팁과 방법을 전달하여 독자들이 보다 자신감 있게 보고서를 작성할 수 있도록 돕고자 한다.

[집필 의도]
"고수의 보고법"을 쓴 집필 의도는 독자들이 보고서 작성에 대한 전문 지식을 습득하고, 이를 실제 업무나 학업에 적용할 수 있도록 하는 것이다. 이 책은 보고서 작성의 기초부터 전문가 수준까지를 다루며, 저자는 독자들이 보고서 작성에 있어 자신감을 가지고 효과적으로 정보를 전달할 수 있도록 돕고자 한다. 또한, 저자는 보고서 작성의 과정에서 흔히 발생하는 오해나 어려움을 해소하고, 독자들이 명확하고 효과적인 보고서를 작성할 수 있는 방법을 제시하는 데에 중점을 두고 있다. 이를 통해 독자들이 보다 뛰어난 커뮤니케이터로 성장할 수 있도록 지원하고자 한다.

[요약]
"고수의 보고법"은 보고서 작성의 기초부터 전문가 수준까지의 보고서 작성 기술을 탐구한다. 이 책은 명확하고 효과적인 보고서 작성을 위한 전략과 방법을 설명하며, 각 단계에서의 핵심 포인트와 주요 요소들을 강조한다. 독자는 이 책을 통해 보고서 작성에 있어서 필요한 기본 원칙을 이해하고, 보다 전문적이고 효율적인 보고서를 작성하는 데 도움을 받을 수 있다.