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직장인이라면 회의에 대해 회의를 많이 느끼지 않을까? 

평균적으로 직장인들이 회의에 쓰는 시간이 3만 시간이라고 한다. 횟수로 환산하면 8년이라고 한다. 8년이라는 값진 시간을 지루하게, 무의미하게 쓴다면 얼마나 시간 낭비일까? 일방적으로 지시하는 회의, 단순한 내용임에도 줄줄 읽어가는 회의, 연장자 또는 직급자 우선으로 진행되는 권위주의적인 회의는 90년대생을 비롯하여 모든 직장인들이 힘들어 하는 회의의 전형적인 모습이다.

『세상에서 가장 쉬운 회의 퍼실리테이션 』은 일본 직장 회의 문화를 다루고 있다. 성과를 내야 하고, 소비자의 민원을 즉각 해결해야 하는 기업에서는 회의의 빈도가 잦을 수 밖에 없다. 신입사원이 느끼는 회의는 어느 곳에서나 비슷한가 보다. 회의는 딴짓 해야 하는 시간이다, 졸음을 참아야 하는 시간이다, 인내하며 버터야 하는 시간이다라고 생각하니.

그렇다면 '회의'를 혁신할 수 있는 방법에는 어떤 것이 있을까?

회의의 목적을 알고 목표를 달성하기 위해 촉진하고 쉽게 하는 기술이 필요하다. 퍼실리테이션이 필요한 이유다. 다양한 퍼실리테이션 기법이 소개되고 있지만 본서에는 책 제목처럼 세상에서 가장 쉬운 기술을 소개하고 있다.

회의는 끝나는 타이밍에 '정해진 안건'과 '해야 할 일'이 명확하게 드러나야 한다. 흐지부지해서는 안 된다는 말이다. 회의의 기본이 지켜지지 않으면 구성원 모두가 시간을 낭비하게 되는 셈이다. 상급자라도 자신의 의견을 밀어붙이는 행위는 금물이다. 회의를 통해 정해진 안건을 구성원들이 모두 공유해야 되고, 구성원들이 해야 할 일이 확실하게 전달되어야 한다. 회의에 참석했다고 해서 구성원 모두가 내용을 모두 인지한 것은 아니다. 모두 그런 경험이 있었을 것이다. 퍼실리테이터는 회의 결과를 일목요연하게 정리하여 알려 주어야 한다. 직접 써도 된다.

회의가 길어지는 것에 대한 제한 장치가 필요하다. 회의 시작 전 '회의 종료 조건'에 대해 합의가 이루어진다면 마라톤 회의는 줄일 수 있다. 회의가 종료되는 조건이 정해지면 구성원들은 종료 조건에 맞춰 협의를 모을 것이다. 퍼실리테이션 중 또 한 가지 놓쳐서는 안 될 기술은 '시간 배분'이다. 10명이 모인 회의라고 치자. 회의 시간이 1시간이라고 한다면 실제적으로 소비된 회의 시간은 11시간이다. 그렇다면 회의하면서 쓸모 없는 시간을 최대한 줄여가야 한다.

회의를 사전에 준비할 때 4P를 생각하라고 한다.

회의에서 무엇을 달성하고 싶은지에 대한 명확한 목적(P)을 세워 두어야 한다. 회의 진행 과정(P)도 촘촘히 설계해야 한다. 참석할 사람들(P)이 누구인지, 참가자의 상태와 참가자의 의문불만을 사전 조사해야 한다. 끝으로 회의실은 확보되어 있는지, 프로젝터는 필요한지에 대한 장비(Property)를 준비해 놓아야 한다.

퍼실리테이터라고 해서 완벽한 필요는 없지만, 원활한 회의 진행을 위해 촘촘한 전략과 계획은 필수다!

직장인들이 평생 회의하느라 회사에서 쓰는 시간이 3만 시간이라는 데서 이 책은 출발한다. 사실 회사에 다니는 사람치고 회의를 즐기는 사람은 드물 것 같고, 회의가 싫은 사람이 제법 있을 것이다.

나도 회사에 다니면서 여러 가지 회의에 참석하게 되는데 회의 준비까지 신경을 쓰다보면 정작 해야 할 일을 제대로 마치지못해서 회의가 불필요하다는 생각도 했었다.

그래서 도움이 되려나 싶어서 이 책을 집어들었다.

책의 내용은 스토리텔링 형식이라 술술 읽히고 재미도 있다.

회의를 잘하기 위한 팁도 있고, 책의 뒷부분에서는 프로 퍼실리테이터가 참가한 회의를 통해 회의 준비와 토론 진행방법 등을 내가 체험하듯이 배울 수 있다는 점이 좋다.

책을 읽는 중간 중간에 한 시간이 넘도록 회의를 해놓고도

아무 결론을 못내린 채 내일 다시 회의를 하자는 윗분의 말씀을 들으면서

진짜 폭발 직전이 되기도 했던 내 경험이 떠오르기도 했다.

이 책에서 주인공은 회의를 잘 이끌면 회의에 참석하는 사람의 집중력이 좋아지고 의사 결정도 더 빨라진다고 구체적으로 이야기 한다. 때문에 회의에 대한 생각을 바꾸고 메모도 효율적으로 하고, 진행 방향도 전환하면 더 좋다는 것이다.

문득 트로이전쟁의 아가멤논이 생각난다.

아가멤논은 자신의 고정된 작은 생각을 전혀 바꾸지 못해서 10년 동안 똑같은 전법으로만 전쟁을 이어갔는데(내가 회의를 지지부진하게 생각하면서 형식에 빠져서 참여하고 싫어한 것처럼),

오디세이는 커다란 목마 속에 아군을 몰래 싣고 가서 트로이를 하루 만에 손에 넣었지 않았는가...

이처럼 회의에서 참석자나 진행자는 생각과 관념을 바꿔서 회의를 어떻게 받아들이고 이끌어가고 전환할지가 관건이라는 생각을 하며 이 책을 덮었다.

회사원이라면 또한 입사를 준비 중인 사람이라면, ‘세상에서 가장 쉬운 회의 사용설명서’로 한번쯤 읽어도 매우 좋은 책이라고 생각한다.

자기 계발서는 읽지 않지만, 최근 온라인 회의가 잦다보니 회의를 효율적으로 진행할 방법을 고민하다가 찾게된 책이다.

2년차 신입 사원 아오이가 회의 문화를 개선하는 과정을 그리면서 효과적으로 회의하는 방법을 설명해 주고 있다.

신입 사원들이 보면 좋겠다. 그리고 회의를 만장일치의 의결 장소로 생각하거나 자신의 생각을 전파하는 시간으로 생각하는 리더가 있다면 역시 추천하고 싶다.

• 회의의 ‘안건’과 ‘할 일’을 명확히 한다
• 회의 종료 조건(그 회의에서 결론을 내야 하는 사항)을 명확히 한다.
• 의제마다 시간을 분배한다.
• 회의 내용을 화이트보드 등에 잘 적는다. 회의 참석자들이 집중하는 효과가 있다.
• 의견 취합 후 정리 과정을 거친다.
• 모여서 의논할 것과 그렇지 않은 것을 구분한다. (이건 꽤 공감가는 내용이다. 여기저기 많은 사람을 불러모으는 것으로 잘 전달된다고 여기는 경우도 많고, 또 그렇게 불려온 사람이 회의에 집중하지 않고 노트북을 두들기는 경우도 매우 많기 때문이다)
• 현상-문제-원인-대책-효과의 순으로 의견을 수렴하고 논의한다.
• 발언하지 않는 사람에게도 의견을 묻는다
  • a.논의를 따라가지 못한다.
  • b. 뭔가 어렴풋이 떠오른 생각이 있지만 정리를 하지 못한다
  • c. 뭔가 하고 싶은 말이 있지만 말하기를 꺼린다
  • d. 다른사람의 의견과 같아서 굳이 말할 필요를 느끼지 못한다.
  • e 처음부터 논의에 별 관심이 없다.

• 회의 참가자가 머리를 쓸 수 있는 질문을 한다 (이건 꽤 좋았다. 내 경우 직설적인 요청이 가장 좋다고 생각했는데, 이런 질문이 오히려 회의를 활성화 시키겠다고 생각한다)

• 회의 목적 별로 프로세스도 도움이 되었다. 순서에 따르면 좀더 효과적으로 의견을 듣고 개진할 수 있겠다.

• 이 책을 이미지 한장으로 정리하면 이렇다.

"애초에 뭘 논의하려고 모였는지조차 모르겠다니까요."

가타자와도 한마디 거들었다.

"뭘 논의하고 싶은지, 아마 본인도 모를걸. 오늘 회의도 과장이 궁금해하는 사안을 생각나는 대로 질문만 했지, 제대로 논의한 건 없잖아. 그게 뭐야. 그냥 질문 시간이었잖아." (13)

입사한 지 10년째까지는 ㅇ리주일에 3번이고 2시간씩 50주라고 치면 10년에 3000시간!

11년째부터 20년째까지는 일주일에 5번이고 2시간씩 50주라고 치면 10년에 5000시간

21년째부터 30년째까지는 일주일에 5번이고 8시간씩, 50주라고 치면 10년에 2만시간.....

일반 직장인들이 평생 회의하는데 쓰는 시간이 3만 시간이라고 한다.

한번도 수치로 계신을 해 보진 않았는데

세상에 이렇게 많은 시간을 회의하는데 보내고 있다고 한다.

하지만 이 시간을 가치있게 보내었는가? 라고 묻는다면

나는 당연히 No이다.

실은 왜 회의를 진행하는지 의문이 많았던 것이 ,

회의시간이 너무 아깝다고 생각한 것이 다반사였다.

특별한 주제 없이 일주일에 00요일에 00시간에 정해놓은 그 회의시간을 나는 참 이해할 수 없었다.

이 책은 나 처럼 회의에 많으는 사람들을 위한  회의 퍼실리테이션의 입문서이다. 회의 퍼실리테이션을 처음 접하는 사람부터 익히 알고 있는 사람까지 회의 현장에서 바로 써먹을 수 있도록 기본부터 핵심까지 이해하기 쉽게 구체적으로 설명하고 있다.

스토리텔링 형식으로 만든 세상에서 가장 쉬운 회의 사용설명서

“왜 8년이라는 시간을 헛되이 낭비해야 하는가? 엉터리 회의에 참석해 침묵하고 있을 수는 없지 않은가?”

이 책은 평소 회사의 엉망진창 회의에 의문과 불만을 가지고 있던 2년차 신입 여사원을 주인공으로 내세워 스토리텔링 형식으로 회의 퍼실리테이션에 대해 상세하게 설명한다.

여주인공 아오이는 컨설턴트인 아버지의 도움을 받아 구태의연한 회사의 회의문화 개선에 도전한다. 그녀는 회의 퍼실리테이션 전문가인 아버지의 가르침과 조언을 통해 회의의 목적과 의미, 의제 설정과 진행방법에 대해 하나하나 배워간다. 그러던 중 아버지는 여주인공에게 회의 퍼실리테이션의 핵심 스킬이자 키워드를 가르쳐준다.

“확인해도 좋을까요?”

이 말은 ‘회의를 하는 직원’에서 ‘회의에 참여하는 직원’으로 바꿔주는 최고의 한 마디나 다름없다고 한다. 사실 회의라는 것은 시작할 때 종료조건을 확인하고, 끝날 때 결정사항을 확인하는 것이 전부라고 해도 과언이 아니다. 이런 기본적이고 일상적인 활동들이 점차 개선되고 쌓이는 것이 바로 회의 퍼실리테이션이라는 것이다.

이 책은 회의를  주관하는 상사 뿐만 아니라 회의 참가자의 일원인 일반사원들이 사내 회의를 혁신할 수 있는 실체적이고 구체적인 방법을 제시하고  있다.

확인하는 퍼실레티이션

“회의의 의제, 시간, 결론을 확인하라”

회의를 시작하기 전에 의제와 시간배분을 정해야 효율적인 진행이 가능하다. 그리고 회의의 결론과 시행방법을 결정하는 종료조건도 확인해야 한다.

필기하는 퍼실리테이션

회의를 시작하기 전에 종료조건과 시간배분을 화이트보드에 적어두는 것만으로도 회의가 옆길로 새는 것을 방지할 수 있다. 회의 진행과정을 필기하면 어떤 논점에 대해 토론하는가가 명확해지고, 또 의제에 부합하는 결론을 도출하기도 수월해진다.

숨지 않는 퍼실리테이션

사전에 회의의 종료조건과 토론의 프로세스를 설계해두어야 원활한 회의 진행이 가능하다. 그리고 하나의 논점에 대해서 충분한 토론하고 결론을 낸 다음에 다음 논점으로 넘어간다. 결정사항에 대해서는 반드시 실행 방법과 주체를 명확히 해야 한다.

어쩌면 다 알고 있던 것임에도 실천하지 못했던 이 회의 퍼실리테이션

이 책을 통해 회의에 주체가 되어 참여할 수 있는

시간이 악깝지 않은 회의가 될 수 있는 노하우를 익혀본다.