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그러고보니 아마존에서 물건을 사본지 오래되었다. 아마존이 글로벌 기업으로 성장한건 알겠는데 아마존처럼 회의하라는 책까지 나왔길래 얼핏 피자두판법칙 정도는 들어보았지만 또 어떤 내용이 담겨있을까 싶어 읽어보기 시작했다. 주제가 주제이니만큼 어렵지 않게 볼 수 있었는데 다른 많은 부분과 마찬가지로 회의문화를 결정하는건 리더급이기 때문에 그들을 잠재독자로 삼은듯 하다. 물론 자유로운 커뮤니케이션이 가능한 스타트업이라면 모두에게 도움이 될테고. 어떤 회의인지 회의의 목적부터 명확히 하고 참석하는 것이 얼마나 중요한지는 두말하면 잔소리고 같은 결론을 도출하더라도 더 효율적으로, 최단 경로로, 적은 인풋으로 가능한 많은 기법들이 존재하는데 이 책은 의사결정방법론을 다루고 있진 않지만 그 앞단에서 알아두면 좋을 법한 사고법과 몇가지 팁을 제시하고 있어 나름 유용했다.

언젠가 현대카드에서인가 파워포인트로 보고하는걸 폐지한다는 기사를 본적이 있는데 아마존에서도 비슷한 제도를 적용하고 있었다. 큰 의미는 없지만 아마 여기가 먼저였으리라. 그런데 단순히 어떤 정보를 보고하거나 설득하기 위한 툴로서 파워포인트를 이용하는 것이 디자인적인 요소를 고려할 수 밖에 없기 때문에 더 많은 시간이 들어가기 때문에 바꾸는 것으로만 얼핏 인지하고 있었는데 이제보니 더 중요한 이유가 있었다. 개조식이 아니라 서술식으로 적기 위해서는 문장의 연결성 및 내러티브를, 그러기까 납득, 설득을 위해서 문장력을 포함한 상당한 노력이 들어간다는 것이었다. 그런데 설사 노력의 총량은 같더라도 실질적으로 작성자에게 어떤게 더 도움이 될까 생각해보면 약간의 디자인 능력, 파워포인트 활용능력과 문장력, 논리력의 대결이 될테니 후자가 될것이라.

회의에 참석해본 경험, 특히 회의자료를 만들어본 경험이라면 위와 같은 경험이 한번은 꼭 있지 않을까. 사전에 회의자료로 공유한 내용, 또는 회의자료에 기재된 내용을 다시한번 설명해야 하는 상황이 발생하는 것은 결코 바람직하지 않은 일이다. 여기에 앞서 언급한 자료 유형의 장점이 있다. 이 앞부분에 회의자료를 하드카피로 준비하는 경우 1장 또는 6장법칙에 따라 두가지 유형으로 나누어 준비하게 되는데 회의시작전에 이를 모두 읽는 시간을 주고 논의를 시작한다고 하니 효과적일 수 밖에 없는 것이다.

물론 피자두판 법칙도 나온다. 회의 참석인원은 피자두판으로 해결할 수 있는, 그러니까 많아야 6명 이내로 해야 한다는 것. 그런데 내가 참석한다면 5명정도로 줄어들지도. 6명을 이야기하니 우측 하단 6시가 넘었다는걸 알려주는 작업표시줄 시계가 눈에 띄기 시작하면서 피자이야기와 더불어 배고파진다.

조금만 참고 한가지만 더 언급하고 싶은 부분은 오너십. 회의에서까지 무슨 오너십이냐 할 수 있겠지만 아래 예를 보면 이해가 될듯. 조금이라도 관련있으면 전부 참석대상자로 정하는 문화도 문제지만 상사와 함께 참석하는 회의를 앞두고 감히 아래와 같이 말 할 수 있는 사람이 있을까?

이 밖에 이러이러한 상황이니 어떻게 개선할까가 아니라 이런 개선을 하기 위해서는 무엇무엇이 필요할까라는 사고법, 회의 주제와 조금 다른 의견이 나오면 질책하거나 버리는게 아니라 파킹롯이라는 영역을 실제 회의보드에 적어두고 나중에 다시 논의하는 걸로 결정하고 비주얼하게 보여주는 기법 등 도 나름 유용해 보였던, 괜찮았던 책이었다.

아마존식 회의방법은 이미 여러책을 통해서 소개되었고 유명한데,

대부분의 책에서는 아마존의 성공사례 중 하나의 방식으로 소개되었을뿐 어떻게 회의를 진행하고 6페이저를 어떻게 작성하는지에 대해서 상세하게 알려주는 책은 없는데..

이 책은 아마존식 회의방법과 양식 샘플까지 친절하게 알려주고 있다.

회사에서 가장 많은 시간을 보내는게 회의인데, 다른 회사의 좋은점을 본받고 싶다면 이 책을 추천하고 싶다.

효율적으로 회의하는 방법을 책에서 소개하고 있다.

이 책은 회사에서 하는 회의를 4가지로 분류하고 있다.

1) 의사결정 회의
2)아이디어 도출회의
3)진행관리 회의
4)정보전달 회의

그중에서 정보전달 회의는 이 책에서 다루지 않지만, 정보전달 회의를 줄여야한다는 걸 알고 있다.
 

소매와 클라우드 사업. 디지털 사업은 기존과 같이 뼈대 사업이다.

그러나 단 한 가지, 다른 것이 있다.

앞으로 10년 내로 아마존이 지향해온 고객 중심주의가 세상에서 인정받을 것이다.

그리고 다른 회사도 그것을 진정한 의미로 실현하게 될 것이다.

p242

저자는 아마존 직원이었다.

당시 아마존의 CEO가 전직원 회의 석상에서 이와같이 말했다고 하고, 저자는 깊은 인상을 받았다고 한다.

잠시 가슴에 손을 얹고 생각해본다.

내가 다니는 회사의 CEO가 회의 석상에서 비젼이니 미래의 회사 모습에 대한 것이니 하면서 무언가를 말할 때 나는 무슨 생각을 하고 어떤 느낌을 받았었을까?

솔직히 그 순간 그 짧은 순간 "흠... 좋네..."하고 나서는 바로 잊어먹었던 것 같다. 어쩌면 그 짧은 순간의 동의나 공감 조차 없었을 지도 모르겠다. 그냥 딴 나라 이야기, CEO라는 평소에 보지 못하는 사람이 와서 하는 이야기, 나와는 직접적인 상관이 없는 이야기 정도로 치부했으리라... 그래서 지금 내가 이러고 있는 지도... ㅠㅠ

여튼... 저자는 아마존 CEO 베조스의 생각에 공감하고 그 목표 달성을 돕고 싶었다고 한다.

그리고, 아마존의 고객 중심 주의를 위한 아마존의 문제 해결 방식을 칭찬하며 그것을 소개하고 싶었다고 한다.

그래서 나온 책이 바로 이 책인 것이다.

저자가 받은 감동의 크기가 도대체 얼마만큼인데 이럴까... 저자는 당시에 아마존이라는 자신이 다니고 있던 회사에 얼마만큼의 충성도를 가지고 있었던 것일까...

솔직히 아마존의 회의 방식도 궁금하지만 저자의 마음이 부러웠다.

고객 중심으로 문제를 해결하고자 하는 아마존의 회의 방식은 중심이 되는 부분만 정리하면 이 정도가 될 것이다.

일반적으로 회의는 다음과 같은 목적을 갖는다고 말할 수 있다.

의사 결정, 아이디어 도출, 진행 관리, 정보 전달...

이 중에서 단순 정보 전달 회의는 꼭 회의를 해야하는가에 대한 회의감을 가장 많이 갖게하는 회의라고 할 수 있고, 요즘은 자료를 공유하는 선에서 마무리 짓는 경우도 많아보인다.

그래서 저자는 '정보 전달 회의'는 아마존에서 불필요한 것으로 치부하고, 책의 논의 범위에서 제외를 시켰다. 하지만 정보 전달 회의라는 것이 불필요하게 되려면 그만큼 정보의 공유가 원활해야 하고, 전달 과정에서의 왜곡, 편향, 단절이 없어야 한다. 아마존은 이런 부분에서 문제가 없었다는 의미가 될 수 있겠다. 만약 여기에 문제가 있다면 의의로 정보 전달 회의는 상당한 비중을 갖는다고 생각한다. 구성원의 오해와 풍문은 정보 전달의 문제에서 발생되는 것이 일반적이기 때문이다.

여하튼... 저자는 다음과 같이 우리에게 정보를 준다.

공통적으로 적용되는 사항은 이런 것이다.

서술형으로 된 회의 자료를 1페이저 또는 6페이저를 기준으로 작성한다.

보도 자료 형태를 참조하고 기본적으로는 정형화된 포맷을 작성하지 않는다.

무엇보다 공감이 가면서도 의구심이 드는 것은 서술형 자료 작성 부분이다.

지금까지 보고서의 작성은 서술어와 조사 등을 최소화하고, 일목 요연하게 정리해서 A4 size 용지 한장 분량으로 최대한 간략하게...라는 것이 기준이었다. 적어도 내가 배운 것은 그랬다. 어쩌면 표제어의 나열이고, 보충 설명은 발표로 하거나 별첨 자료를 붙이는 것으로 했다. 별첨 자료도 많이 하면 안되고... 그런데...

흠... ppt 자료를 보다보면 설명이 없으면 무슨 소리인지 잘모를때가 많다. 그래서 관련 설명이 포함되어 있지않은 ppt 자료는 안보게 된다. 이해가 안가니깐... 그런 면에서 서술형으로 쓰면 구구절절 쓰게되니 이해가 안가는 것은 없겠지만 과연 소설을 읽는 기분을 배제할 수 있을까? 나름의 연구와 고민이 더 많이 필요한 자료 작성 과정이 될 것같다.

과연 좋을까? 싶다...

그리고 의사 결정의과 관련한 것이다.

프로젝트 리더가 주도, 결정을 지어라, 침묵으로 시작하라, 회의 마지막에 성공 기준을 설정하라...

적어도 결정을 지어야 한다는 것에는 전적으로 동감이다. 회의 목적 자체가 달성되지 못하면 그 회의는 회의가 아닌 것이다. 저자는 3W (what, who, when) 를 활용하라고 조언한다. 목적을 공유하고 결론을 도출하기 위한 방편인 것이다.

아이디어 도출 관련 사항은 이와 같다.

브레인 스토밍, 오프사이트 미팅.

저자도 언급하지만 토론과 브레인 스토밍은 다르다. 그 차이만 이해하고, 실천한다면 나름의 성공적이지 않을까 싶다.

경험적으로는 브레인 스토밍은 결론을 내야한다는 강박에서 자유롭지 못한 것 같다. 더불어 내내 아이디어만 내고 결정적으로 정리를 못하거나 수많은 아이디어의 늪에 빠져 허우적 거리다가 시간만 보내는 경우를 조심해야 할 것같다.

진행 관리라 함은 PDCA cycle을 원활하게 순환되도록 하는 것이고 이와 관련된 것이 이와 같다.

KPI, 정량화, PDCA 주기는 길어야 1주, 포스트모템...

마지막으로 리더십 원칙을 이야기한다.

아마존 회의의 기본이 되는 사상이 OLP our leadership principles의 리더십 원칙이라고 한다.

14가지의 원칙은 다 중요한 원칙이겠지만 무엇보다도 '고객에 대한 집착customer obsession' 이라는 원칙이 눈에 띈다. 아마도 위에서 언급했던 CEO 베조스의 고객 중심 주의가 우선적으로 녹아있는 원칙이 아닐까...

저자는 회의를 줄이는 방법도 알려주고 있다.

개최 횟수를 줄이고, 참석자를 줄이고, 시간을 줄이고, 참석 빈도를 줄이라고 말이다.

참석 빈도는 개최 횟수와 참석자를 줄이면 같이 줄어드니 좀 중복인 느낌이랄까...

여하튼 이 네가지 방법은 참 많이도 회자되는 것이긴 한데 잘 지켜지지 않는 것 같다. 이전 회사에서는 한번 회의만 했다하면 두시간은 보통이고, 어떤 임원은 자신이 주관하는 회의가 매일 5~6시간은 되는 것 같다. 어찌보면 하루 일과가 회의이고, OT로 자기 업무를 처리하는 듯한 인상을 받았다. 과연 그것이 맞는 것인지 잘하는 것인지 정말 모르겠더라...

이상과 같이 저자는 아마존에서의 경험을 통해 소중한 정보를 많은 사람들에게 알려주고 있다.

어떤 면에서는 새롭고 생각해보게 되는 방법이 있지만 많은 부분은 알고 있었던 부분이기도 한 것 같다.

하지만 아마존 뿐만 아니라 잘나가는 회사들은 새로운 방법만을 찾는다기 보다는 잘 알려져있는 방법이라도 지키고 유지하며 무엇보다도 사후 검증을 통해 보완의 PDCA cycle을 끊임없이 수행하기 때문에 지금의 회사가 된 것이 아닌가 싶다.

알기만 하는 것이 아니라 실재로 적용하고 유지하고 관리하는 바로 그 점 때문이 아닌가 하는 말이다.

회의를 위한 회의가 아니라 정말 생산적인 회의를 함으로서 모두가 윈-윈하는 그런 조직과 구성원이 되어가는 데 있어 나름의 한 방법을 엿볼 수 있어서 좋은 시간이 된 것같다.

[출판사로부터 도서를 무상으로 제공받아 작성한 독후감입니다.]

혜성처럼 등장했다.
그리고 어느 순간 세계 최고의 기업이 된 아마존.
아마존의 성공 비결을 여러 방면에서 말할 수 있겠지만
아마도 많은 부분을 차지하고 있는 회의 또한 매우 중요한 역할을 했을 거라  생각한다.

이 책은 제목에서 알 수 있듯이 아마존에서는 회의를 어떻게 하는지에 대해 이야기해주고 있다.
그 내용도 매우 구체적이다.

가장 먼저 이야기해주는 부분은
늘려야하는 회의와 줄여야하는 회의에 대한 내용이다.
회의를 크게 4가지로 보았을 때
정보전달회의, 아이디어 도출회의, 진행 관리회의, 의사결정 회의
이 중 정보전달회의는 이 책에서 다루고 있지 않다.
왜냐하면 개선하기보다는 없애거나 줄여야하는 회의이기 때문이다.
책에서는 정보전달회의보다는 차라리 이점이 많은 원온원을 이야기한다.

그리고 핵심적인 의사결정 회의, 아이디어 도출 회의, 진행 관리 회의에 대해 설명해준다.
이러한 회의를 이야기하기 전
아마존 회의 자료에 대해 먼저 이야기를 시작하는데

아마존에서는 회의 자료가 두 종류라고 한다.
간단한 보고는 1페이저
그리고 규모가 큰 보고는 6페이저라고 한다.
1페이저는 말 그대로 핵심만 1쪽으로 정리한 보고서이다.
그리고 6페이저는 한해 예산이나 대규모 프로젝트와 같은 내용인데 첨부 자료는 페이지 수에서 제외된다고 이야기한다.
또한 이러한 자료는 모두 서술형으로 작성하는데
이를 위해서는 결론을 먼저 쓰고, 마침표를 두려워하지 않아야하는 두 가지 원칙에 대해서도 이야기해준다.

회의에 대해서는 다양한 내용을 이야기해주는데
그 중 인상 깊었던 것은
최고의 회의는 한마디도 하지 않는 회의라는 부분이다.

참고로 아마존이 생각하는 최고의 회의는 침묵으로 끝나는 것이다. 1페이저인 경우 "의문점이 있습니까?"라고 참석자에게 물어봤을 때 아무 말이 없으면 승인이 난 것이다. 6페이저인 경우에도 참석자에게 물어본 다음 6쪽에 걸쳐 의문이나 우려가 없다면 별말 없이 회의는 끝난다. _ 책 중에서

생각하지 못한 회의였다.
항상 말로 시작해서 말로 끝나는 기존 회의와는 다르기에 신선하게 생각되었다.

회의를 진행하는 사람에 대해서도 이야기해준다.
그중 리더십의 원칙이라는 OLP에 대해서는 조금 더 깊이 있게 이야기해준다.

1. 고객에 대한 집착
2. 주인 의식
3. 발명하고 단순화하라
4. 항상 정확하고 옳아야 한다.
5. 자기 계발
6. 최고를 채용하고 육성한다.
7. 최고 수준을 추구하라
8. 크게 생각하라
9. 신속하게 판단하고 행동하라
10. 근면 절약
11. 신뢰를 구축하라
12. 깊게 빠져들어라
13. 명확한 기준을 가지고 반대하고 받아들여라
14. 결과 도출

이 중 크게 생각하라에 대해서는 이렇게 이야기해준다.

담당자로서 회의에 참석할 때도 자신보다 한 단계 위의 시선으로 매사를 생각해야 한다. 사원이면 과장이나 부장 등의 관점에서 프로젝트를 부감하고, 자신이 하려는 일이 과연 옳은지 생각해본다. 이렇게 하면 대략적인 방향성은 일치해도 세부적인 부분에서 조금 어긋나 있어서 그대로 밀어붙이면 문제가 될만한 부분을 깨닫게 될 수도 있다. 이는 상사의 관점에서 팀 전체에 미치는 영향을 생각해보는 기회가 된다. _ 책 중에서

아마존 회의의 모든 목적은 고객에게 도움이 되는 가였다.
그리고 이를 위해서 수많은 회의를 진행하는데
이 책은 그 회의의 기본적인 원칙과 방법을 정리해주고 이야기해주고 있다.

시작만하면 끝이 보이지 않는 회의
그래서 더 시작하기 겁이 나는 회의
아마존식 회의를 통해 조금은 더 효율적으로
그리고 혁신적으로 회의 문화를 바꿔보는 용기도 필요하지 않을까 생각해본다.







 

코로나 19 팬데믹 시대,, 비대면 온라인 회의가 90%이상의 비중을 차지한다.
시대적 상황으로 효율성 추구와 타인에 대한 배려로 회의문화가 변화하였다. 또한 짧은 시간, 최소한의 회의로 어떻게 최대의 결과를 얻는게 회사,개인에게는 가장 관심이 높다.

효율적인 회의방식에 대한 욕구가 날로 커지고 있고 비대면 시대에 회의의 본질을 성찰하게 한다. 혁신과 성과를 이루기 위한 방안으로 어떻게 회의방식을 개선해야 할지 실용적인 사례가 많지 않다.
기술적이고 실질적인 새로운 문제게 직면한 이 시대의 리더들은 많은 번뇌를 느끼며 리더십을 발휘하고 있다.

능숙한 기술만을 갖춘 리더가 아니라 보이지 않는 곳에 있으나 함께 일하고 있는 동료들과 교류하고 협력하여 최고의 성과를 이루는 새로운 시대의 리더가 되기를 꿈꾼다. 이것을 위해서 효율적인 회의방식을 항상 고민에 고민을 더한다.

회의의 효율을 극대화시키는 비대면 시대, 나는 리더로서 언택트 시대 비대면 업무를 성공적으로 이끄는 아마존식 회의법을 하나씩 실천해보기로 다짐한다.

추천합니다.

※ 이 리뷰는 도서출판 "반니"에서 도서를 제공받아 작성하였습니다.